FR:Convocation - Assemblée Générale Ordinaire - 2023

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Bonjour,

Habituellement, nous organisions l'assemblée générale de l'association Open Food Facts en présentiel pendant nos traditionnelles "Journées OFF". Le projet grandit et nous nous devions de trouver une formule qui permette plus de participants, notamment de l’international. Nous avons donc fait le choix de faire une assemblée générale séparée des “journées OFF”, en visioconférence, et en anglais.

Convocation

L'Assemblée Générale de l'association aura donc lieu le mercredi 11 octobre 2023 de 18h à 21h, en visioconférence et en anglais, au lien suivant : https://link.openfoodfacts.org/2023-AG

L’assemblée générale est un temps fort du projet. Open Food Facts est un projet ouvert réalisé par des dizaines de milliers de bénévoles à travers le monde entier. La plupart de nos bénévoles ne sont pas membres de l’association mais cette dernière permet de formaliser le projet, lui donner une existence juridique, lui garantir des valeurs discutées démocratiquement. L’assemblée générale couvre trois objectifs principaux :

• discuter les actions réalisées depuis la dernière AG (vote du rapport moral 2022 et des comptes de l’association)
• proposer et discuter des évolutions du projet et de sa gouvernance
• élire ceux qui représentent le projet pendant l’année et prennent les décisions opérationnelles jusqu’à la prochaine assemblée générale

N’hésitez pas à y participer !

Les modalités de participation sont décrites ci-dessous.

Adhésion à l'association Open Food Facts

Si vous souhaitez prendre part aux votes, vous pouvez adhérer à l'association et si vous l’étiez déjà, vous devez être à jour de vos cotisations en repassant par la procédure d’adhésion.

Rappel utile : pour les résidents français, l’adhésion et l’éventuel don complémentaire donnent droit à une réduction fiscale de 66% sur le montant de vos impôts sur le revenu. Par exemple : en donnant 20€ en plus de l’adhésion à 10€, j’obtiens une réduction de 66% de 30€ soit 19,80€ : ces 30€ pour Open Food Facts me coûtent donc 10,20€.

Motions ou candidature au Conseil d'Administration

Si vous souhaitez proposer des motions ou bien proposer votre candidature au Conseil d’administration, vous pouvez le faire jusqu'au 25 septembre 2023 inclus

• soit en envoyant votre prénom et nom, nom d'utilisateur Open Food Facts et un petit texte pour vous présenter et présenter votre motivation à contact@openfoodfacts.org.
• soit en ajoutant directement votre candidature à la page FR:Elections_du_Conseil_d'Administration_2023

Ordre du jour

• Présentation et vote du rapport moral 2022.
• Présentation et vote des comptes de l'association.
• Présentation des candidats au conseil d'administration et votes.
• Présentation et vote des motions (voir ci-dessous).

Voter

Il sera possible de prendre part aux délibérations et aux votes de deux manières :

• en assistant à l'AG en visioconférence au lien suivant : https://link.openfoodfacts.org/2023-AG
• par email à contact@openfoodfacts.org entre le 26 septembre et le mardi 10 octobre 2023 minuit

Vous pouvez voter pour :

• • 1. approuver le rapport moral 2022 avec 3 choix possibles : pour, contre, abstention
  • 2. approuver les comptes de l'association 2022 avec 3 choix possibles : pour, contre, abstention
  • 3. les candidats au conseil d'administration avec les noms des candidats pour qui vous souhaitez voter (vous pouvez voter pour 1, 2, 3, 4, 5 ou 6 candidats)
  • 4. les motions suivantes :

Motions à voter

Motion 1

Le budget annuel d’Open Food Facts a considérablement augmenté : environ 650 000 euros en 2023. À ce stade, il est intéressant de faire contrôler nos comptes par un organisme extérieur et indépendant. C’est le rôle du commissaire aux comptes (CAC) qui réalise chaque année un examen critique des comptes. Sa mission est de vérifier que les règles de fonctionnement et de financement ont été respectées par l'expert-comptable ou le service comptable qui a établi les comptes. Par ailleurs, au-delà de certains seuils, que nous pourrions atteindre rapidement, un commissaire aux comptes est obligatoire (source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2907 ), notamment :

• si l’association reçoit au moins 153 000 € de subventions publiques (sauf subvention européenne)
• Elle bénéficie de dons dont le montant annuel dépasse 153 000 € et ouvrant droit aux donateurs à une réduction de l'impôt sur le revenu ou de l'impôt sur les sociétés

Enfin, un commissaire aux comptes rassure les financeurs — ils sont d’ailleurs nombreux à nous demander des comptes certifiés par un CAC (même si cela n’est pas une obligation). Nous proposons donc la motion suivante : Open Food Facts se dote d’un commissaire aux comptes pour une période de 3 ans, à compter de la clôture comptable 2023.

Motion 2

Le commissaire aux comptes choisi est Gatien Renault de Beecount SCOP (Paris, Lyon) : https://beecount.fr/

En cas d’empêchement du commissaire aux comptes choisi, le choix du nouveau commissaire au compte est voté par le CA.

Motion 3

Objet de la Modification : La modification de l'article 13, 4ème alinéa, pour changer la durée du mandat et le mode de renouvellement du conseil d'administration.

Proposition de Modification : Remplacer le texte actuel du 4ème alinéa de l'article 13, qui est le suivant : "Les membres du conseil d'administration sont élus pour deux ans par l'assemblée générale. Le conseil d'administration étant renouvelé chaque année par moitié, la première année, les membres sortants sont désignés par tirage au sort. En cas de vacances, le conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres jusqu'à la prochaine assemblée générale."

Par le texte suivant : "Les membres du conseil d'administration sont élus pour trois ans par l'assemblée générale. Le conseil d'administration étant renouvelé chaque année par tiers, les premiers tiers des membres sortants sont désignés par tirage au sort lors des deux premières années. En cas de vacances, le conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres jusqu'à la prochaine assemblée générale."

Justification de la Modification : Cette modification vise à permettre un renouvellement plus graduel du conseil d'administration de l'association, favorisant ainsi une meilleure continuité dans la gestion de l'association tout en conservant des élections régulières.

Vote : Nous sollicitons l'approbation des membres présents lors de cette Assemblée Générale Ordinaire pour la modification proposée de l'article 13, 4ème alinéa, des statuts de l'association.

Motion 4

Seconde Motion pour la Modification des Statuts de l'Association

Objet de la Modification : L'ajout d'un article 15 bis, pour soumettre les membres du conseil d'administration à une obligation de déclaration d'intérêts.

Proposition de Modification : Insérer un article 15 bis ainsi rédigé :

Article 15 bis : Déclaration d'intérêts des membres du conseil d'administration

Afin de prévenir les conflits d'intérêts réels ou perçus et de garantir la transparence et l'éthique au sein de l'association, les membres du conseil d'administration sont soumis à une obligation de déclaration d'intérêts.

1. Obligation de déclaration

Chaque membre du conseil d'administration doit soumettre une déclaration d'intérêts écrite dans un délai de 30 jours suivant son élection ou sa nomination, puis la mettre à jour chaque année ou dès qu'un changement significatif intervient dans sa situation. La déclaration d'intérêts doit être adressée au président de l'association et conservée dans un registre accessible aux membres du conseil d'administration.

2. Contenu de la déclaration d'intérêts

La déclaration d'intérêts doit inclure les informations suivantes : - Les activités professionnelles actuelles et passées du membre, incluant les emplois, les mandats et les affiliations à d'autres organisations, publiques ou privées, à but lucratif ou non lucratif ; - Les fonctions de direction ou de conseil exercées dans d'autres associations ou fondations ; - Les participations financières significatives dans des entreprises ou entités ayant un lien direct ou indirect avec l'objet de l'association ; - Les dons, subventions, contrats ou avantages reçus de manière directe ou indirecte de la part d'organisations ou d'individus ayant un lien avec l'objet de l'association ; - Toute autre situation ou information susceptible de créer un conflit d'intérêts réel ou perçu avec les responsabilités du membre au sein du conseil d'administration de l'association.

3. Confidentialité et transparence

Les informations contenues dans les déclarations d'intérêts sont confidentielles et ne doivent être divulguées qu'aux autres membres du conseil d'administration. Toutefois, l'association peut décider de publier une synthèse non-nominative des déclarations d'intérêts sur son site internet ou dans ses rapports annuels, afin de garantir la transparence vis-à-vis de ses membres et du public.

4. Gestion des conflits d'intérêts

Lorsqu'un membre du conseil d'administration estime qu'il se trouve en situation de risque de conflit d'intérêts réel ou perçu sur un sujet, il doit en informer le président de l'association et s'abstenir de participer à toute discussion ou décision concernant le sujet en question. Le président peut, si nécessaire, consulter les autres membres du conseil pour déterminer la meilleure manière de gérer le conflit d'intérêts.

5. Manquements et sanctions

En cas de manquement à l'obligation de déclaration d'intérêts ou de gestion des conflits d'intérêts, le conseil d'administration peut décider de sanctions à l'encontre du membre concerné, conformément aux dispositions des statuts de l'association. Les sanctions possibles en cas de manquement à l'obligation de déclaration d'intérêts comprennent, sans s'y limiter, un avertissement écrit, une suspension temporaire de la fonction de membre du conseil d'administration ou une révocation de cette fonction, selon la gravité du manquement constaté.

Justification de la Modification : Cette modification vise à prévenir les conflits d'intérêts réels ou perçus au sein du conseil d'administration de l'association

Vote : Nous sollicitons l'approbation des membres présents lors de cette Assemblée Générale Ordinaire pour l'ajout de l'article 15 bis proposé aux statuts de l'association.

L’assemblée générale est un temps idéal pour faire le point, nous espérons votre présence pour enrichir les débats et faire vivre le projet !

Le CA et toute l’équipe permanente d’Open Food Facts.